4.1 Pagos depósitos – proveedores
• A continuación conoceremos cómo se deben registrar los pagos por las compras que realizamos a nuestros proveedores y otros gastos operacionales de la empresa.
• También como rebajaremos dichos pagos, ya que no hay que olvidar que toda cancelación quedará en cartera mientras no la hayamos rebajado del sistema, es decir, “dado de baja” en
nuestra cuenta corriente, debido a que el proveedor cobrará el cheque de alguna factura nuestra, pero mientras no lo rebajemos, nuestro programa “pensará” que aún no ha cobrado
el cheque, es decir está en cartera.
• Nunca olvidar que una cosa muy distinta es que la factura de compra se haya pagado en el sistema y otra muy diferente es que el cheque se pague en la fecha indicada, por ello nunca hay que descuidar nuestro preciado flujo de caja y los documentos en cartera. Por último, si pago en efectivo una factura de compra, este movimiento no me afectará la cuenta corriente de la empresa. Sin embargo, si lo correcto es tomar ese dinero y hacer un depósito al día siguiente.
• No olvidar que nuestro sistema puede manejar y administrar múltiples cuentas corrientes bancarias de su empresa
4.1.1 REGISTRO PAGO FACTURAS COMPRAS, BOLETAS HONORARIOS y GASTOS OPERACIONALES
Esta es la interfaz de pago que debe utilizarse para registrar cada pago efectuado a sus PROVEEDORES. Para ello, solo debe “llamar” a su proveedor a través de su buscador, que es el botón que aparece en la parte superior derecha que dice Ingrese el RUT con el signo interrogación. Ver imagen con el (i). Al apretar este botón aparece la interfaz de búsqueda (ii) por lo que deberá seleccionar el proveedor por alguna de esas tres opciones. Posteriormente se cargará en este recuadro donde dice LISTA DE DOCUMENTOS Y SALDOS todas sus facturas, boletas de honorarios y gastos operacionales pendientes de pago para lo cual deberá escoger el tipo de formulario que pagará.
4.1.2 SELECCIÓN PROVEEDOR Y DOCUMENTOS POR PAGAR
Aquí deberá “pinchar” el recuadro correspondiente al o los documentos de compra que está pagando a su proveedor. En este ejercicio, puede apreciar que se están cancelando
dos facturas de compras, la Nº378 y la Nº379. Además, en (iii) se puede ver que hay información estadística que permite saber cuánto le he comprado históricamente a este proveedor, cuanto le ha pagado y cuánto le debo.
En estos parámetros (iv), usted puede apreciar el campo FOLIO DE PAGO que corresponde al N° comprobante pago que emitirá el sistema. Es un número único y que se asocia a cada pago que realiza a su proveedor, lo cual le permite trazabilidad al pago.
• FECHA DE PAGO: En este campo el sistema le dará automáticamente la fecha del día de hoy, sin embargo, puede modificarse, ya que se debe colar la fecha real de pago.
• GLOSA: Es para escribir algún comentario. Ej.: Abono o Cheque 01/02
• FORMAS DE PAGO: Se refiere al medio de pago, es decir, si la factura de compra fue pagada en efectivo, cheque al día, cheque a fecha, vale vista, transferencia, etc.
4.1.3 TÉRMINO REGISTRO PAGO DE UNA COMPRA
Aquí se puede apreciar los DATOS DEL DOCUMENTO (v) que se deben ingresar para pagar facturas de compra, gastos operacionales o boletas de honorarios. La importancia de registrar correctamente un pago, es que después esos “datos” alimentarán la cartola de proveedores y el flujo de caja mensual de la empresa.
En este parámetro (v), deberá llenar cada campo aquí indicado:
• Nº DOCUMENTO: Se debe digitar su número cheque.
• FECHA DOCUMENTO: se refiere a la fecha de vencimiento de su cheque girado.
• CUENTA CORRIENTE: Aquí debe llamar y seleccionar su cuenta corriente y se
cargarán automáticamente su banco y girador, que es usted.
• GIRADOR: Aparece el nombre de su empresa, ya que usted es que él
está girando el cheque para pagar a su proveedor.
• MONTO DOCUMENTO: Se ingresa el valor $ del cheque que corresponde al pago
de las facturas seleccionadas. Es factible realizar abonos también.
4.1.4 IMPRESIÓN COMPROBANTE PAGO COMPRA / GASTOS
Al momento de el pago, el sistema le preguntará si desea ¿Imprimir el Comprobante…. Personalmente, por un tema de orden y respaldo físico de la operación realizada, es conveniente IMPRIMIR el mencionado documento, ya que el formato de impresión permite que uno prepare los pagos y además, al momento de entregar el cheque la persona firme el retiro.
Sin embargo, también se puede “imprimir” en formato PDF y de esta manera se guarda en una carpeta de pago a proveedores con número de folio. También permite que se pueda enviar por correo.
4.1.5 COMPROBANTE IMPRESO PAGO COMPRA
Aquí se puede ver el comprobante como saldrá impreso