2.5.1 CREACIÓN PRODUCTO
• A continuación, describiremos cada campo presente en este mantenedor para que pueda
apreciar su importancia en la funcionalidad del sistema.
Nuestro mantenedor de INVENTARIO se divide en cuatro áreas relacionadas:
A. Creación producto o servicio en Sistema.
B. Costo compra, margen, precio de venta.
C. Código de barra y foto producto/servicio.
D. Actualización de datos.
A continuación, podrán ver una definición exacta de lo que hace y para que fue pensado y
desarrollado cada “campo” del maestro de productos /y o servicios.
• PRODUCTO: Se refiere al nombre o descripción del artículo o servicio que su empresa comercializa a sus clientes. Ej. Televisor. Largo máximo de 50 caracteres alfanuméricos.
• CÓDIGO: Es la identificación interna que tiene su producto. Aquí la idea es crear y dar una estructura coherente para que sea sencillo relacionar un código con su familia y gran familia. Ej. TV-01. Largo máximo de 20 caracteres alfanuméricos.
• MARCA: Este campo permite escribir la marca comercial del producto. Ej. Toshiba o LG.
• MODELO: Se refiere a identificar el modelo de su producto. Ej. Varón o Dama.
• PROVEEDOR: Tiene la opción de relacionar el producto con la empresa proveedora de este
producto, es decir, a quien le compré dicho artículo. Esto es fácil de aplicar solo cuando compro
a muy pocos proveedores y no muchos artículos.
• UNIDAD MEDIDA: Se refiere a la unidad de comercialización del producto. Puede ser en kilos, metros o solamente por unidad.
• A continuación apreciaremos un claro ejemplo para que usted pueda codificar sus productos o servicios, para lo cual lo invitamos a siga esta lógica, ya que le permitirá fortalecer la gestión de sus existencias.
✓ EJEPMPLOS PARA CODIFICACIÓN DE UN PRODUCTO: Para ello, es importante antes de comenzar a ingresar sus códigos en nuestro sistema, pensar con papel y lápiz en su cuaderno y definir ahí su lógica de codificación. Nota: Favor fijarse bien en la trazabilidad de los códigos creados para cada ejemplo.
2.5.2 COSTO COMPRA, MARGEN, PRECIO VENTA y OTROS:
• COSTO COMPRA $: Corresponde al valor neto de compra del producto y este puede actualizarse o alimentarse de tres formas:
– Ingresar manualmente el costo neto del producto en este campo.
– Ingresar factura de compra de su proveedor para lo cual se actualiza dicho campo.
– Ingresar factura de importación de su proveedor extranjero.
• MARGEN %: Se refire al porcentaje que usted marginará sobre el costo neto de compra, sin
embargo, aquí hemos aplicado el margen lineal sobre el producto y también el “MARKUP”, ya
que esta última fórmula permite proteger el costo neto de compra y establecer el máximo de
descuento que podemos aplicar a un producto sin incurrir en una pérdida. Protejo el costo neto
de compra.
• De esta forma protegemos el costo neto de compra, ya que nuestros descuentos nunca permitirán
vender bajo el costo de compra. Ese es el objetivo del MARK UP.
• PRECIO VENTA: Es el resultado de la suma del margen de ganancia al costo neto
de compra del producto o servicio. El sistema maneja dos precios. Qué puede ser el minorista y el mayorista.
• UTILIDAD: Es la ganancia bruta reflejada en pesos que se obtiene por la diferencia obtenida entre el costo de compra neto versus el precio de venta neto.
• COSTO COMPRA: Este campo refleja el costo del producto o servicio en moneda extranjera,
para lo cual debe “alimentarse” del maestro INDICADORES, que está en el menú
Parametrización.
• FECHA CREACION: Se refiere a la fecha que ingresó el producto al sistema, es decir, cuando se creó en su mantenedor de productos por primera vez.
• IMPUESTO ADICIONAL: Se refiere a impuestos adicionales que tenga un producto, por ejemplo el ILA (Impuesto a las bebidas y al alcohol.) En este campo se ingresa él % para que impacte en el precio de venta.
• ÚLTIMO COSTO: Reflejará el costo promedio de la última compra realizada. Sin embargo, esta funcionalidad hay que activarla, ya que está en desarrollo.
• ASIGNACIÓN e INGRESO STOCK: El sistema automáticamente grabará el producto recién creado en las bodegas que a priori creo y además, le dará la opción de ingresar el STOCK INICIAL por esta única vez. Es importante notar que aquí podemos ingresar los quiebres de stock en términos del mínimo (cuantos productos me quedan para que me avise como primera alarma) y el crítico, que se refiere a la segunda alarma, y que si llego a este punto, lo más probable es que pierda ventas. El botón de stock existente en los documentos de ventas, entiéndase facturas, boletas, guías de despacho y notas de venta me arrojarán dicho “dato” en color rojo por bodega.
• OTRA DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO: En el mantenedor de productos también se puede ingresar una breve descripción de las características de un producto con fines técnicos u algún otro detalle relevante. Esta información se agrega en la ventana “GLOSA PRODUCTO”. En el campo aquí indicado con la flecha negra se puede apreciar que se ha escrito una descripción adicional al producto en este ejemplo. Además, si para usted es importante esa “glosa adicional” del producto es importante, se puede parametrizar para que salga impresa en su factura de venta electrónica.
2.5.3 CÓDIGO BARRA
• CAPTURA CÓDIGO BARRA: Deberá apretar en su teclado el F4 y se abrirá inmediatamente una ventana que le pedirá ingresar el código de barra. Para ello, naturalmente debe de disponer de un lector de código IIIIIIIII para “pistolear” su artículo. Tiene también la opción de digitar el número.
• GENERADOR CÓDIGO BARRA: Esta aplicación se utilizará solo para crear códigos de barras internos (propios) y se pueden imprimir en impresoras Zebra. Cómo dato, le puedo contar que si el día de mañana necesita registrar códigos de barra propios debe dirigirse a la Cámara Nacional de Comercio, ya que ella es la encargada de patentar que los códigos creados, sean solo suyos. Naturalmente, eso tiene un costo.
✓ CAMBIO DE % IVA: Esta función tiene por finalidad validar en todo el sistema el cambio del IVA.
✓ ACTUALIZACIÓN TIPO CAMBIO MONEDA EXTRANJERA: Esta función permite actualizar los costos en $ de acuerdo al tipo de cambio dólar definido en indicadores.
2.5.4 ASIGNACIÓN FOTOGRAFIA PRODUCTO
Esta aplicación tiene por finalidad asociar la foto (formato JPG) o imagen del producto a este. Para ello, debes seguir estos pasos: Nota: Se sugiere que las fotos de sus productos se guarden en una carpeta con el nombre de estos y en FORMATO JPG.
✓ GRABAR IMAGEN DEL PRODUCTO: Luego de seleccionarla aparecerá esta interfaz y usted deberá irse al botón GUARDAR y esta quedará grabada.
2.5.5 ACTUALIZAR DATOS PRODUCTOS
En esta aplicación existen dos funcionalidades a utilizar
2.5.5.1 CAMBIAR PRECIOS POR MARGEN FAMILIA
Se pueden aumentar o disminuir los precios de venta por FAMILIA de producto en términos
porcentuales. Ej. La FAMILIA de muebles la reajustaré en un 15%, eso implica que todos los
productos pertenecientes a dicha familia experimentarán un alza en dicho %.
2.5.5.2 MODIFICAR CÓDIGO PRODUCTOS
En esta otra aplicación, se podrá cambiar un código ANTIGUO de producto existente por uno NUEVO. Ver proceso: (A) Llame al código antiguo y (B) después que se cargue en su campo, proceda a escribir en el campo que dice NUEVO. (C) Luego vaya al botón ACTUALIZAR.